Training need assessment merupakan tanggung jawab yang dipunyai oleh bagian HRD yang ada di perusahaan. Di mana untuk tugas ini dilakukan dalam meminimalisir kesalahan yang dibuat oleh karyawan serta akan membantu untuk membuat kerja karyawan menjadi lebih produktif.
Manfaat dari TNA adalah dapat mencegah timbulnya gap keterampilan yang ada di perusahaan, memudahkan HRD untuk menentukan prioritas program pelatihan kerja yang perlu diadakan, hinggaย membantu untuk merencanakan program pelatihan kerja sesuai kebutuhan karyawan.
Fungsi-fungsi tersebut bisa diperoleh apabila hasil penilaian untuk pelatihan sudah didapatkan. Dimana untuk mendapatkan hasil tersebut menggunakan beberapa metode TNA sebagai berikut:
1. Observasi langsung
Metode pertama yang bisa digunakan dalam penilaian untuk kebutuhan penilaian karyawan adalah dengan melakukan analisa secara langsung. Observasi ini dapat dilakukan sebagai TNA yang dipilih karena memberikan gambaran mengenai informasi yang dibutuhkan yaitu melihat kesenjangan kemampuan yang dipunyai antar karyawan.
Kesenjangan atau gap kemampuan tersebut juga tentunya mempengaruhi performa yang diberikan. Observasi merupakan metodologi kerja yang dapat dilakukan untuk bisa mengenali perilaku pekerja dan juga performanya sesuai dengan jabatan yang dipunyai. Hasil dari melakukan metode observasi langsung ini akan dapat untuk dirangkum dalam data kualitatif dan kuantitatif.
2. Berkomunikasi langsung
Selain melakukan observasi untuk bisa melihat kemampuan dan gap yang ada, metode training need assessment selanjutnya yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan komunikasi secara langsung.
Selain mengamati langsung, untuk mendapatkan kesimpulan dan data yang dibutuhkan juga bisa untuk menanyakan langsung pada karyawan. Sehingga metode ini bisa dengan melakukan tatap muka dengan karyawan dan menanyakan mengenai kendala yang dipunyai dan dihadapi di perusahaan.
Metode dengan berkomunikasi langsung dengan karyawan ini dianggap sebagai langkah yang diambil akan bisa memberikan hasil lebih baik karena lebih efektif dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk merencanakan pelatihan dengan tepat.
3. Focus group
Metode selanjutnya yang bisa dipilih adalah dengan focus group yang merupakan cara yang dilakukan oleh Tim HR. Bagian di kantor yang bertanggung jawab dalam melakukan TNA yaitu Human Resources akan membentuk focus group yang fokus untuk menampung masalah yang dipunyai oleh karyawan secara berkelompok.
Sehingga metode ini menggunakan diskusi satu sama lain yang bisa dilakukan untuk mengidentifikasi training yang dibutuhkan sesuai dengan kemampuan yang masih kurang dipunyai oleh individu dalam focus group tersebut. Metode ini juga membantu untuk mendapatkan hasil penilaian mengenai pelatihan yang lebih cocok untuk karyawan sesuai dengan kebutuhannya.
4. Survey
Metode TNA selanjutnya yang bisa dilakukan oleh bagian HR di perusahaan yaitu dengan menyebarkan survey. Biasanya untuk hasil wawancara secara tutup muka bisa untuk mendapatkan data yang masih kurang lengkap.
Di mana karyawan berada di dalam tekanan, malu, dan juga lainnya yang membuatnya tidak memberikan informasi yang lengkap sebagai langkah untuk menentukan penilaian yang tepat. Sehingga untuk mendapatkan hasil yang lebih lengkap bisa dengan menggunakan survey.
HR bisa untuk menyebarkan survei yang disebar ke seluruh karyawan yang memilih opsi yang disediakan dalam bentuk kuisioner. Dari hasil survei yang dilakukan tersebut akan bisa untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat untuk bisa memutuskan membuat rencana pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan.
5. Feedback dari pelanggan
Metode terakhir yang bisa digunakan untuk menilai kebutuhan penilaian yang perlu untuk diikuti oleh karyawan adalah dari feedback yang diberikan oleh pelanggan. Selain menggunakan metode internal seperti di atas, langkah selanjutnya yang bisa diambil adalah metode eksternal yang dipengaruhi dari luar melihat dari feedback yang diberikan oleh pelanggan. Feedback tersebut akan memberikan hasil untuk dapat di analisa untuk menentukan pelatihan kemampuan yang tepat untuk karyawan.
Di atas merupakan lima metode yang bisa digunakan untuk menentukan pelatihan yang tepat dalam melakukan training need assessment yaitu dengan observasi, tatap muka, focus group, survey, dan feedback dari pelanggan. Setelah mengetahui pelatihan yang tepat, perusahaan atau bisnis yang dipunyai bisa bekerjasama dengan Prasmul-ELI yang menyediakan jenis pelatihan yang lengkap untuk karyawan.